Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Starszy inspektor
Miejsce pracy: Zamość
Ogłoszenie o naborze Nr 158297
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych,
praca w siedzibie Delegatury Urzędu w Zamościu, możliwe również wyjazdy służbowe (w trakcie wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy mogą nie być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych),
praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,
większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, obsługa interesantów.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym,
brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich, drzwi o odpowiedniej szerokości,
brak oznaczeń dla osób niewidomych,
brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz niesłyszącym.
Zakres zadań
zapewnia właściwe funkcjonowanie sekretariatu. Przyjmuje i rejestruje w systemie EZD korespondencję wpływającą do Delegatury, przedkłada Dyrektorowi Delegatury w celu jej dekretacji i podpisania złożonych pism. Doręcza poszczególnym stanowiskom pracy korespondencję zgodnie z dekretacją Dyrektora w systemie EZD oraz wysyła korespondencję przygotowaną przez pracowników Delegatury, w celu zapewnienia jej ewidencji oraz prawidłowego obiegu dokumentów. Prowadzi kalendarz spotkań i narad służbowych Dyrektora oraz wyjść służbowych. Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne do Dyrektora, jak też do pracowników Delegatury, udziela informacji interesantom, zarówno w zakresie organizacji pracy Delegatury, jak też kieruje do odpowiednich stanowisk merytorycznych Delegatury, w celu zapewnienia właściwej obsługi klienta w Delegaturze,
prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników Delegatury (praca zdalna, urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, bezpłatne, szkoleniowe oraz związane z rodzicielstwem, delegacje, wyjścia w celu załatwienia spraw osobistych i ich odpracowywanie, przebywanie pracowników na terenie Delegatury poza obowiązującymi godzinami pracy), sporządza i weryfikuje listy obecności oraz wylicza efektywny czas pracy. W zakresie spraw kadrowych współdziała z Biurem Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu i innymi komórkami Urzędu (sprawy osobowe pracowników, sprawy socjalne pracowników oraz emerytów). W zakresie bhp wydaje skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne pracownikom Delegatury, prowadzi ewidencję w tym zakresie – w celu zapewnienia realizacji ustawowych zadań pracodawcy względem zatrudnionych pracowników,
prowadzi sprawy organizacyjne Delegatury – sporządza informacje i analizy, współdziała w sprawach organizacyjnych z Wydziałami Urzędu w celu zapewnienia prawidłowego procesu komunikacji wewnętrznej pomiędzy Urzędem w Lublinie a Delegaturą,
prowadzi sprawy związane z organizacją, nadzorem i przebiegiem: staży dla bezrobotnych (przygotowanie wniosków stażowych, opracowanie programów staży i przygotowanie umów zleceń jako zobowiązań po stażu) oraz praktyk zawodowych studentów i uczniów, w celu wypełnienia obowiązków pracodawcy wynikających z umów stażowych zawieranych z urzędami pracy, uczelniami wyższymi oraz fundacjami/stowarzyszeniami, kierującymi osoby do nabycia umiejętności praktycznych do wykonywania pracy lub zawodu przez wykonywanie zadań w miejscu pracy, bez nawiązania stosunku pracy pomiędzy pracodawcą, a stażystą, a także wypełnienia zobowiązań wynikających z umów o organizację praktyk,
wystawia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla pracowników byłego Urzędu Wojewódzkiego w Zamościu, w celu udokumentowania stosunku pracy i płacy na żądanie byłych pracowników Urzędu Wojewódzkiego w Zamościu.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średnie doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji lub w pracy biurowej
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
Znajomość ustaw: o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, o służbie cywilnej, Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeks pracy – Dział IV, V, VI; VII, VIII, o pracownikach urzędów państwowych, o ochronie danych osobowych oraz przepisów wykonawczych do ww. ustaw
Znajomość Zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
Wykształcenie wyższe
Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym
Doświadczenie zawodowe w obsłudze sekretariatu lub/ i w obsłudze klienta lub/ i w obszarze zarządzania dokumentacją
Umiejętności redakcyjne: pisania przystępnych i zwięzłych tekstów o charakterze urzędowym
Umiejętność stosowania zasad etykiety urzędniczej
Umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidzianych i stresowych
Znajomość protokołu dyplomatycznego, etykiety i zasad savoir-vivre
Dyspozycyjność
Komunikatywność
Umiejętność pracy w zespole
Umiejętność działania pod presją czasu
Asertywność oraz umiejętność przekonywania
Umiejętność analitycznego myślenia
Biegła znajomość obsługi i oprogramowania biurowego, a w szczególności znajomość pakietu biurowego Microsoft Office w zakresie obsługi edytora tekstów MS WORD, arkusza kalkulacyjnego MS Excel, obsługi poczty elektronicznej
Informacja dla Kandydatów
Pracodawca może zakończyć rekrutację we wcześniejszym terminie.